Mieter haben grundsätzlich ein Recht auf Einsicht in die Belege, welche der Vermieter ihnen in Rechnung stellt. Unterlagen, aus denen sich die Berechnungen ergeben, sollen dem Mieter im Original vorgelegt werden und dürfen ihm nicht vorenthalten werden.
Ebenfalls zu beachten ist auch, dass die Belege dem Mieter geordnet vorgelegt werden müssen und er sich diese nicht selbst aus Kartons oder Ordnern etc. zusammensuchen muss.
Der Mieter muss allerdings nicht persönlich zu dieser Belegeinsicht kommen. Die Option, einen Vertreter zu schicken, besteht. Es steht ihm auch frei, gemeinsam mit einer Begleitperson zur Einsichtnahme zu erscheinen.
Die Belege dürfen kopiert, abfotografiert oder abgeschrieben werden. Der Vermieter ist allerdings nicht dazu verpflichtet, dem Mieter einen Kopierer zu stellen.
Ein Anspruch auf Kopien der Belege ist abhängig davon, ob es sich um einen preisfreien oder preisgebundenen Wohnraum handelt.
Bei einem preisfreien Wohnraum hat der Mieter grundsätzlich keinen Anspruch auf Kopien der Belege. Der Vermieter ist dem Mieter gegenüber laut § 259 BGB lediglich dazu verpflichtet ,,die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltende Rechnung mitzuteilen und, soweit Belege erteilt werden, Belege vorzulegen‘‘.
Es gibt allerdings Ausnahmefälle. Ist es dem Mieter z.B. durch Krankheit, eine große Entfernung oder ein umfangreiches Zerwürfnis oder Streitigkeit nicht zuzumuten, die Belege am Ort des Vermieters in Originalform einzusehen, gebietet der Grundsatz von Treu und Glauben aus § 242 BGB die Zusendung der Belegkopien.
Mieter eines Sozialwohnraums oder eines preisgebundenen Wohnraums hingegen können anstatt der Einsicht die ,,Ablichtungen davon gegen Erstattung der Auslagen verlangen‘‘ (§ 29 Abs. 2 Satz 1 NMV). Der Vermieter kann allerdings selbst entscheiden, ob er dem Mieter die Dokumente beispielsweise eingescannt zukommen lässt.
Die Belegeinsicht sollte der Mieter grundsätzlich 30 Tage nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung geltend machen, eine gänzliche Verjährung tritt allerdings erst nach der 12-Monatsfrist nach Erhalt der Abrechnung ein.
Es obliegt dem Mieter, dem Vermieter zumutbare Termine zur Belegeinsicht zur Auswahl zu stellen. Vermieterseits dürfen keinerlei hierbei zeitlichen Grenzen gesetzt werden.
Angefordert werden können die Belege auch mehrmals pro Abrechnungsjahr, da das Einsichtsrecht an keinerlei Voraussetzungen gebunden ist.
Verweigert der Vermieter die Einsicht, so hat dies Folgen: Der Mieter hat in so einem Fall Anspruch auf ein Zurückbehaltungsrecht jedweder Nachzahlung oder sogar der laufenden Vorauszahlungen.
